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Mantendo o controle dos negócios: benefícios de um banco de dados de arte

Mantendo o controle dos negócios: benefícios de um banco de dados de arte


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Se você é um artista que trabalha, sabe quanto tempo e esforço são necessários para acompanhar todas as informações de suas peças. Neste artigo de Daniel Grant, aprenda os detalhes dos bancos de dados de gerenciamento de coleções para artistas e comece a gerenciar seu estúdio como um chefe.

Escrituração do século XXI

Os 17º o artista holandês do século Johannes Vermeer produziu apenas cerca de 30 pinturas durante toda a sua carreira. Embora isso possa não parecer muito, do ponto de vista da contabilidade, é definitivamente mais fácil acompanhar um punhado de obras de arte do que as centenas que a maioria dos artistas produz hoje. Se sua produção é superior a 30 por ano, acompanhando quando a obra de arte é criada, é o título, onde é exibida ou vendida e por quanto pode ser um pesadelo. Os sistemas de rastreamento de artistas típicos podem variar de cartões de arquivo a planilhas do Excel. Porém, um número crescente de artistas procurou bancos de dados de gerenciamento de coleções baseados em nuvem para catalogar seus trabalhos.

O que significa "baseado em nuvem"? Por definição, refere-se a dados e aplicativos administrados de vários servidores em vários locais. Isso se opõe ao software pré-nuvem executado em um servidor físico em um local. Agora, se um servidor cair, outros na nuvem poderão responder imediatamente de qualquer lugar do mundo. Assim, você sempre poderá acessar o conteúdo do seu banco de dados de arte. E ele vem com a capacidade de recuperar essas informações de qualquer dispositivo.

Acesso a qualquer lugar e a qualquer momento

Os sistemas de gerenciamento de banco de dados de coleções não são novos. A maioria é para galerias de arte e museus e, consequentemente, pode ser muito complicada e complicada para a maioria dos artistas. "A curva de aprendizado desses bancos de dados é alta", diz Suzanne Quigley, proprietária da Art Artifact Services, uma empresa de gerenciamento de coleções. Reduzindo a complexidade, uma classe mais recente é destinada a artistas que têm menos objetos, mas que precisam semelhantes para acompanhar o que possuem.

Essas empresas de banco de dados amigáveis ​​ao artista também ajudam os assinantes a enviar informações e classificá-las de maneira a aumentar a facilidade de acesso. Mais significativamente, os artistas podem acessar suas contas por meio de um aplicativo em seus telefones. Agora eles podem ver imagens de suas obras a qualquer momento e em qualquer lugar, liberando-as de seus computadores desktop.

Para muitos artistas, ter imagens e informações sobre suas obras de arte em um aplicativo é a melhor parte do uso de um banco de dados. "Muitos de meus clientes possuem aparelhos inteligentes, onde tudo está em um aplicativo", diz Claire Marmion, diretora executiva e fundadora do The Haven Art Group, uma empresa de gerenciamento de coleções. "Eles querem ver suas obras de arte quando não estão onde estão. Eles gostam de mostrar o que possuem aos colecionadores. Você vai a feiras internacionais de arte, que são atividades muito sociais, e todos estão olhando para os telefones uns dos outros ".

O quêo Incluir em um banco de dados de coleção

Todo trabalho artístico tem uma trilha de papel que pode ser armazenada em um banco de dados de coleção. A documentação de cada obra de arte deve incluir o básico: nome do artista, título e data do trabalho, dimensões, mídia e assunto. Liste se ele foi comprado (nome do comprador e recibo de venda) e qualquer histórico de propriedade (proveniência). Inclua fotografias da obra de arte. Mostre mais de uma imagem, com e sem o quadro, bem como a assinatura. Também pode haver uma avaliação de seguro, histórico de exposições e literatura (resenhas, artigos, catálogos e livros) e relatórios de condições.

Toda essa informação é valiosa para compradores atuais e potenciais. Mas também é valioso principalmente para as companhias de seguros em caso de roubo ou dano. O valor de uma obra de arte "está nas informações", diz Doug Milford, sócio-gerente do banco de dados de gerenciamento de coleções da cidade de Nova York, ArtSystems. Se uma obra de arte for perdida, roubada, danificada ou destruída, reunir todas essas informações após o fato pode ser difícil, talvez até impossível. Isso pode atrasar uma reivindicação e até reduzir a liquidação do seguro.

Proteja seu trabalho

Os bancos de dados de arte continuaram crescendo em popularidade, em parte por causa do número crescente de desastres naturais, como furacões, tornados e incêndios florestais. Esses imprevistos levaram os artistas a perceber a necessidade de armazenar sua documentação em diferentes locais de sua arte.

Além disso, muitos artistas têm seu trabalho em vários locais, desde sua casa e estúdio, até consignação em galerias. "Saber o que pode ser um desafio", admite Mary Pontillo, líder nacional de prática de artes plásticas da DeWitt Stern, uma corretora de seguros. "E listar itens em uma planilha ou no Google Doc torna-se indisciplinado", diz ela.

O preço da informação armazenada

Bancos de dados, como unidades de armazenamento físico, cobram uma taxa mensal. A taxa varia com base no número de obras de arte para catalogar e no número de dispositivos que precisam de acesso. Por exemplo, o banco de dados de gerenciamento de coleções baseado em Londres ArtLogic, que abriu seu escritório em Nova York em 2018, cobra US $ 80 por mês para usuários únicos cujas coleções têm 1.500 peças ou menos e que acessam o banco de dados através de um iPad e um iPhone.

O Artwork Archive é mais barato, cobrando entre US $ 6 e US $ 19 por mês, dependendo do número de imagens armazenadas. Em uma página de perfil público, uma imagem de cada obra incluirá o título da peça, suas dimensões e meio, data, assunto, um número de inventário, onde está localizada e seu preço, além de informações de contato do artista. Além disso, os artistas não apenas usam o Artwork Archive para gerenciar seu inventário, mas os potenciais compradores também usam o site como uma fonte on-line de material disponível. Justin Anthony, co-fundador do Artwork Archive, observa que muitos artistas enviam links para galerias nos quais estão interessados ​​em exibir seus trabalhos. "Ajuda os artistas a se apresentar profissionalmente", diz Anthony.

Costumização

O processo de upload de dados para o banco de dados não se destina apenas a ser fácil e intuitivo, mas também há páginas personalizadas úteis. Por exemplo, os recursos da página do banco de dados podem incluir onde e quando uma peça específica foi vendida, o preço de varejo pago e o que o artista recebeu e informações sobre o comprador. Alguns serviços também fornecem calendários, lembrando aos usuários, por exemplo, quando vencem propostas ou aplicativos. Veja gráficos que revelam onde a maioria das vendas está ocorrendo e como um ano se compara a outro. Além disso, você pode armazenar informações de contato de clientes, fornecedores e galerias em um único local. "É um design orientado ao usuário", diz Anthony.

Segurança em primeiro lugar

Anthony observou que a segurança sempre foi uma "prioridade máxima" no Artwork Archive. Não houve nenhuma violação de dados desde que a empresa se formou em 2010. Mais preocupantes para os artistas, ele afirma, são os discos rígidos de computadores pessoais que morrem, principalmente quando não há backups. Isso pode resultar na perda de informações valiosas sobre suas carreiras e trabalho.

Obviamente, nada é 100% seguro. "Se a VISA não pode evitar hackers, duvido que essas empresas de nuvem de gerenciamento de pequenas coleções possam evitá-lo", diz Quigley. Ela recomenda que os artistas façam backup de sua documentação não apenas na nuvem, mas em um pendrive mantido em um cofre. William Fleischer, diretor da companhia de seguros Bernard Fleischer Sons, concorda que os artistas precisam reunir e organizar informações sobre suas coleções de arte. Ele acrescenta que também é importante "fazer um backup de papel também".

Faça sua lição de casa

Os benefícios de um banco de dados de gerenciamento de coleções baseado em nuvem são claros, mas existem advertências. Quigley expressou preocupação com o número de empresas de bancos de dados que surgiram nos últimos anos. Todos eles sobreviverão? Se alguém fica de barriga para cima, o que acontece com os dados dos usuários? "

Como advogado, Pontillo recomenda que os possíveis assinantes de bancos de dados “examinem o contrato com um profissional de TI externo. Você quer saber quem é o proprietário dos dados, você ou a empresa do banco de dados? Você pode extrair os dados a qualquer momento? E, se você encerra o relacionamento com uma empresa, os dados também são encerrados? ” Em suma, certifique-se de fazer sua lição de casa para não haver surpresas. Depois, veja se um banco de dados artístico pode ser uma ferramenta essencial para tornar o seu negócio de estúdio mais eficiente.

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Comentários:

  1. Umi

    Eu penso que não.

  2. Lex

    Eu entro. Acontece.

  3. Tebar

    Excelente tópico

  4. Dabir

    você foi simplesmente visitado pela ideia brilhante

  5. Faejar

    a boa pergunta

  6. Kester

    Quero dizer, você não está certo.



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